Quelques idées pour améliorer l’organisation de tes journées, merci La 25ème heure !

 

Petit rappel : J’ai créé la rubrique Résumés pratiques pour partager avec vous les enseignements que je retiens des grands classiques de la littérature entrepreneuriale. Vu que je suis passionnée de littérature, et que je ne souhaite pas abandonner ça, j’ai un abonnement Koober pour les lectures « professionnelles ». Sauf indication contraire, ces articles sont donc des réflexions basées sur le résumé que j’ai lu sur l’application Koober. Aujourd’hui on va parler d’une problématique commune gagner en productivité.

Il y a encore quelques jours, on discutait avec une amie qui travaille à son projet d’entreprise de lectures d’entrepreneurs, et de conseils. Elle se plaignait qu’on prenne tout le temps en exemple les américains, et jamais les français, « Y a que La 25ème heure dont on parle!», un livre passionnant pour gagner en productivité. 

Et c’est ainsi que ce résumé est devenu le prochain sur la liste !

Maintenant qu’on a placé les bases pour gagner en productivité, allons y !

Je ne suis pas une obsédée de toujours vouloir gagner en productivité. Et surtout, j’ai une vision de la productivité qui ne se résume pas à “faire rentrer un maximum de tâches dans un minimum de temps : la notion de plaisir y est aussi capitale, et la place de tout ce qui n’est pas l’entrepreneuriat aussi.

Ce qui explique que je ne retienne pas plus de 10 idées dans ce genre de livres : certains conseils me paraissent trop poussés pour moi. Je ne veux pas renoncer à mon temps à moi, je ne veux pas que mon “temps perso” soit sacrifié pour gagner en productivité. Et je ne crois pas aux discours culpabilisants. Alors voilà, petit à petit, je fabrique ma méthode 🙂 

Vous souhaitez gagner en productivité tout en vous fixant des objectifs et les atteindre, découvrez sur le blog :

[Comment fixer des objectifs que tu vas atteindre pour ton projet ?]

 

Idée 1: Le rapport au numérique

Première idée intéressante qui rejoint des réflexions que j’ai personnellement ces derniers temps. Quelle est la place du numérique dans ma vie ? Quel(s) rôle(s) je veux lui donner ?

Au fond, derrière “numérique”, on parle du téléphone en réalité. C’est lui l’objet du délit. Le livre propose de laisser le numérique faire les tâches fastidieuses à notre place, qu’il redevienne un outil.

C’est vraiment quelque chose qui me parle : se concentrer sur ce qui m’intéresse vraiment, et ce qui mérite mon énergie. Cela n’inclut pas la demie heure de scroll Instagram décérébré le soir avant de me coucher…

Idée 2: Connaître sa vision

Quand on a une vision claire de ses objectifs, alors on apprend à dire non à ce qui ne nous intéresse pas. C’est intéressant, parce que je me rends compte de plus en plus que ça fonctionne. Depuis que je verbalise plus mes objectifs, que je les ai écrits, que je me les rappelle régulièrement et surtout, qu’ils me servent de plan d’action, je suis plus centrée.

Récemment, j’ai écouté un live de Lyvia Cairo sur le fait d’atteindre ses objectifs (elle c’est le million en un an, c’est tout le mal que je lui souhaite :)), et elle a eu une réflexion complémentaire qui m’a bien plu. Elle nous a rappelé que quand tu connais ton pourquoi, et qu’il est suffisamment fort, alors d’une part cela justifie de générer plus d’argent que nécessaire, et d’autre part on peut nous faire douter, nous déstabiliser, et ça va.

Je me disperse moins. Le livre parle beaucoup du travail salarié, avec notamment l’exemple des réunions qui ne servent à rien. Et la question : “Si j’étais malade, faudrait-il replanifier la réunion ?”

En tant qu’entrepreneure, cela s’applique un peu différemment. Mais oui, on peut se poser le même type de questions, sur certaines tâches : si j’arrête de bosser, là maintenant, est-ce que je mets ça sur mon programme de demain, d’après demain, de jamais ? Si je ne devais faire qu’UNE CHOSE aujourd’hui, ce serait celle-ci ?

Un article à découvrir :

[Ailleurs sur le web : L’article de Lyvia Cairo sur son futur million]

Idée 3: Sa majesté la todo list

On a un rapport compliqué elle et moi… En tant que fan de carnets et de stylos, et surtout d’écriture, j’ai toujours listé des choses dans ma vie. Je sais pertinemment que la manière dont je m’organise aujourd’hui ne sera probablement plus d’actualité d’ici quelques mois.

Mais là en ce moment, les conseils de la 25ème heure me conviennent assez :

– 3 tâches max par jour : j’ai arrêté les énormes todo en me disant “ce que je ne fais pas aujourd’hui je le ferais demain, pas grave”. Non Christine, non. C’est déprimant, et ce n’est pas organisé : maintenant je réfléchis vraiment au choix de mes tâches principales.

– Tout noter au fur et à mesure : si jamais une tâche s’ajoute, je la note. Pour celles que je ne peux pas intégrer tout de suite, j’ai une case “A reporter”.

Idée 4: La power hour

Bon, c’est pas une idée neuve, mais ça fait pas de mal de le rappeler. L’idée de faire des sprints d’une heure environ, sur des tâches répétitives, qu’on accompagne en musique. De mon côté, c’est souvent le fait de scanner des factures et faire mon suivi comptable en général.

Je voudrais essayer de l’adapter d’ailleurs à moi en me mettant dans ma todo “1 heure de compta” : comme c’est du scan, de la classification, des virements etc… Je peux le faire en musique certes, mais aussi en bureau debout, ce qui me permet de me changer les idées en changeant de position, de bouger un peu, et de relancer un peu l’énergie (dans l’après midi par exemple).

Idée 5: La technique de l’échelle

De mon côté, je l’applique depuis pas mal de temps, mais en l’appelant “les petits pas”. Il s’agit de découper chaque projet ou tâche en sous-tâches, qui permettent de l’intégrer en plusieurs morceaux dans ton organisation et gagner en productivité.

J’y vois plusieurs avantages personnellement :

– Cela fait moins peur, ça rationnalise, et on sait par où commencer

– ça permet de mieux appréhender le projet, de se rendre compte de ce qu’il représente réellement

– ça permet d’avoir des choses à rayer plus rapidement et plus souvent de ta todo list. Il ne faut pas sous-estimer l’importance de la gratification immédiate qui vient du fait de rayer, cocher, une tâche réalisée !

Idée 6: Se déconnecter

On en revient un peu à l’idée 1, mais de manière plus précise. Moi je l’interprète en essayant de réserver certaines plages très précises à la veille, à l’auto formation et aux réseaux sociaux. Chaque jour, une heure environ de réseaux sociaux pro, c’est suffisant pour le moment.

Et ensuite, retirer les notifications, utiliser les systèmes d’enregistrement. Les médias et autres sites jouent sur notre curiosité pour gagner notre temps et notre attention. Rien de mal ! Mais à chacun de le gérer : donc j’ai arrêté de m’interrompre tout le temps dans ce que je fais pour lire un article ou que sais-je encore.

Ce qui m’amène aux deux points suivants…

Idée 7: Finir ce que je commence

On arrête de laisser des choses à moitié. Ou alors je découpe en blocs “logiques” et prédéfinis. Le livre parle de l’effet Zeigarnik, que je ne connaissais pas, et qui dit en gros que le cerveau se souvient plus facilement des tâches inachevées. Donc ça tourne en boucle dans la tête tant que c’est pas fini. Donc ça fait une pollution pour rien.

Deuxième preuve empirique, une étude de l’économiste Sune Carlson, qui montre qu’une tâche réalisée en continu prend moins de temps que la même tâche réalisée en plusieurs fois.

Idée 8: Gérer les moyens de communication

Ça, c’est un gros sujet. C’est lié à pleins de choses : la peur de perdre des opportunités, un reste de syndrome de l’imposteur et un reliquat de la “fausse urgence” permanente de mon ancienne vie salariée. J’ai appris, pour préserver mon énergie et mon efficacité, à ne pas être joignable en continu.

Je suis consultante en marketing, et vos besoins et problèmes sont capitaux pour moi. Mais soyons réalistes : je fais du marketing, et pas de la chirurgie : en réalité peu de choses ne peuvent pas attendre 1 heure ou deux dans mon quotidien. Quand il le faut, je suis joignable en continu, si un client en a besoin ponctuellement : pendant un rendez-vous spécial, avant une mise en ligne etc…

Donc, j’ai sauté le pas et retiré mes notifications WhatsApp, Messenger, Facebook, Instagram… Et je n’ai plus ma boîte mail ouverte en continu. Je la consulte 3 à 4 fois par jour. C’est suffisant. Il faut savoir admettre que les vraies urgences sont rares. Et ça m’évite de sauter sur l’onglet de ma messagerie dès que le ” (1) ” , signe de nouveau mail, apparaît. Qu’est-ce que j’ai gagné comme énergie 🙂 Je regrette de m’être braquée avant et de m’être jusque là auto persuadée que moi j’avais pas besoin de ça, moi j’étais pas du tout dépendante de tous ces moyens de communication… Et bien si en fait.

Le livre va plus loin en proposant de changer son répondeur pour dire “Hey si c’est pas vraiment une urgence, t’es gentil tu m’envoies un sms”. J’avoue je suis pas prête pour ça 😉

N’hésitez à découvrir sur le blog, cet article pour vous aider dans la création de votre site de marque :

[5 questions à vous poser sur votre site de marque]

Idée 9: La méthode FAST (Fundamentals Automation Speed Twenty-Eighty)

En réalité, je ne garde que le F et le 20-80, Automatisation et Vitesse (le A et le S) ne m’intéressent pas trop, ils vont trop loin. Il parle par exemple d’augmenter sa vitesse au clavier par exemple, il ne faut pas abuser, à moins d’être vraiment très lent et de vouloir écrire un livre, je vois pas le délire. Bref.

Donc le F : tout simplement garder en tête ce qui est fondamental : prendre soin de soi. Les pistes proposées sont classiques : 10 min d’exercice par jour, une bonne alimentation, se garder des temps pour soi, de vrais temps de vide. Mais ça fait du bien de le rappeler et de l’inclure de manière concrète dans son organisation cela aide à gagner en productivité.

L’autre point dans ce F qui me va bien c’est l’optimisation du temps de travail en fonction de son “horloge biologique”. Ça aussi, ça a changé ma vie. J’ai appris à accepter que je suis efficace l’après midi, mais que je manque cruellement de discipline. Dooonc, les après midi sont désormais réservées en priorité aux rendez-vous, à l’auto formation… Et mes matinées sont consacrées à ce qui me demande plus de concentration.

Idée 10: Le 20-80, ou la priorisation des actions 

Ce passage est basé sur la loi de Pareto, qui dit que 20% de nos actions sont les plus importantes, et génèrent 80% de nos résultats. Donc il faut bien choisir ces 20%… Le livre prend encore l’exemple des réunions (obsession du monde salarié visiblement) : une réunion a 3 objectifs : prendre des décisions à plusieurs, brainstormer, et réinsuffler de l’énergie dans un groupe. Si ça ne répond pas à l’un de ces objectifs, c’est que cela ne sert à rien.

Ils ajoutent une règle : 0-1-2-30 : 0 retard accepté, 1 écran, 2 pizzas (l’idée est en fait 5-6 personnes maximum, c’est à dire qu’on peut nourrir avec deux pizzas. Ça dépend des pizzas et des estomacs, mais on a compris l’idée), 30 minutes.

Comme ma vie de salariée aurait été différente avec ces règles. Bref, en tant qu’entrepreneure je me suis demandé ce que je pouvais faire de tout ça 🙂

– Fixer un timing pour les rendez vous, même si c’est juste pour moi

– Pas d’ordinateur ou de téléphone sur la table si on n’en a pas besoin. Ça prend trop d’énergie, je m’en rends compte, il y a toujours une notification, un message, un onglet ouvert qui vient péniblement couper la conversation. C’est une discipline à m’appliquer à moi-même, bien sûr, mais tout à fait entre toi et moi, je me demande aussi comment l’appliquer en rendez-vous aussi 🙂

– Pour les réunions “créatives” type brainstorming, ne pas trop multiplier les voix et les participants

Booon, pour finir ce long article, quelques réflexions supplémentaires 🙂 (moi qui hésitais à écrire sur ce livre parce que je pensais n’en avoir rien tiré…). Tout ça renvoie quand même beaucoup à des histoires de légitimité je trouve. Personnellement les conseils de la 25ème heure m’ont rappelé l’importance de garder le contrôle de mon temps et de mon énergie. Pas de manière obsessionnelle , mais plutôt de manière consciente. Et aussi, de trouver mon équilibre en terme de “sérieux” : imposer des règles, pour les rendez-vous, assumer d’être disponible sans être à disposition. Trouver un moyen de ne pas être dans la rigueur d’une grande entreprise, pour garder la flexibilité et l’agilité qui fait tout l’intérêt de travailler avec un indépendant. 

Et vous de votre côté, c’est quoi vos meilleurs conseils d’organisation et pour gagner en productivité ? N’hésitez pas à m’écrire par mail, ou sur Facebook ou Instagram, pour en discuter !